Johtoryhmän palaveri, strategiapalaveri, tiimipalaveri, mitä muita? Oletko laskenut, kuinka monta tuntia keskimäärin työajastasi olet eri palavereissa? Suomessa tänä vuonna valmistuneen Palaverismista tuottaviin kokouksiin -hankkeen mukaan ihmiset viettivät noin kolme tuntia päivästään eri kokouksissa tai palavereissa. Eli noin viisitoista tuntia viikossa. Olet sitten palavereiden järjestäjä tai pelkkä osallistuja, niin palaverien laatu on yhteydessä niin työhyvinvointiin kuin parempaan tuottavuuteen. (Markkula et al., 2026)
Tässä artikkelissa esittelemme kolme konkreettista työkalua, joiden avulla voidaan luoda vaikuttavampia palavereita ja saada aikaan toivottua, positiivista muutosta. Aluksi tarkastelemme palaverin kolmea vaihetta: valmistautumista, itse palaveria ja sen jälkeistä toimintaa ja sitä, miten niiden avulla saadaan enemmän irti koko prosessista. Tämän jälkeen käsittelemme keinoja selkeyttää monimutkaisia kokonaisuuksia, jotta opit siirtyvät aidosti osallistujien arkeen. Lopuksi pureudumme siihen, miten vahvistetaan motivaatiota ja sitoutumista.
Jotta ihmiset avoimesti jakavat ajatuksiaan, edellyttää se avointa ja turvallista ilmapiiriä.
Ensimmäinen työkalu – Palaverin kolme vaihetta
Ensimmäinen työkalu liittyy kolmeen eri vaiheeseen, joilla voimme vaikuttaa palaverin laatuun. Nämä vaiheet ovat pre-, act- ja post-vaiheet. Näillä tarkoitamme mitä tapahtuu ennen palaveria, mitä tapahtuu sen aikana ja mitä tapahtuu sen jälkeen.
Ennen palaveria: Optimaalisessa tilanteessa osallistujille voi laittaa lyhyen, noin 5-15 minuutin ennakkomateriaalin tutustuttavaksi, jolloin itse palaverissa päästään nopeammin suoraa ytimeen kiinni. Ennakkomateriaali voi sisältää teoriaa tai tietoa, joka on palaverin kannalta relevanttia. Ennakkomateriaalin haasteena on se, että jos tämä ei ole vakiintunut toimintatapa, niin osalla osallistujista voi jäädä ennakkomateriaali katsomatta. Jotta näin ei tapahtuisi ja pre-vaiheesta saadaan paras hyöty irti kannattaa huomioida seuraavat asiat:
- Jos tämä ei ole vielä systemaattinen tapa toimia, kannattaa se käydä selkeästi etukäteen läpi. Samalla kannattaa tuoda esiin, miksi näin toimitaan eli ilmoittamalla sen hyödyt, esimerkiksi näin: ”seuraava palaveri sisältää noin kymmenen minuutin ennakkovalmistautumisen. Lue dokumentti ajatuksella, jotta pääsemme aloittamaan palaverin keskustelulla sen tärkeimmistä asioista”.
- Pidä ennakkovalmistautuminen mahdollisimman matalalla kynnyksellä (vie aikaa noin 5-15 minuuttia).
- Pidä tiimi vastuullisena ennakkomateriaalin läpikäymisestä ja hyödynnä palaverissa ennakkomateriaalin käyttämistä.
Palaverin aikana: Miten ennakkomateriaalin käyttämistä voi hyödyntää? Palaverilla on tärkeää olla selkeä tavoite ja agenda. Ennakkomateriaali mahdollistaa sen, että palaverin aikana päästään nopeammin hedelmälliseen vaiheeseen eli keskustelemaan, luomaan ja ratkomaan aiheen tavoitteen mukaisia asioita. Kun usein ”kuivahko, mutta relevantti” materiaali on käyty jo etukäteen, pystytään itse palaverissa pääsemään suoraan ”pihviin” kiinni. Liian usein tunnin palavereissa käydään läpi sinänsä relevanttia asiaa, mutta saman asian olisi voinut läpikäydä tiivistetysti hyvin valmistellussa materiaalissa viidessätoista minuutissa. Nyt vain kuuntelun sijaan päästäänkin keskustelemaan aiheesta, ratkomaan sen haasteita ja luomaan uusia ideoita sen ympärille.
Jotta ihmiset avoimesti jakavat ajatuksiaan, edellyttää se avointa ja turvallista ilmapiiriä. Avointa ja turvallista ilmapiiriä voi luoda muun muassa kolmella seuraavalla tavalla (Edmondson, 2018):
- Toimi itse avoimesti ja ehdota myös itse rohkeasti uusia ideoita.
- Pyri aktiivisesti ja eri keinoin kysymään mielipiteitä osallistujilta.
- Muista, että omalla reagoinnilla on valtava merkitys eli pyri toimimaan johdonmukaisesti ja luottamusta tukevasti.
Palaverin jälkeen: Palaverin lopussa on tärkeää selkeästi määrittää tehtävät, vastuualueet ja palautusten aikataulut, jotta asiat etenevät sovitulla tavalla eteenpäin.
Näin pystyt hyödyntämään kolmea eri vaihetta yksinkertaisesti, mutta tehokkaasti palavereissa. Yksinkertainen ennakkomateriaali mahdollistaa sen, että itse palaverissa päästään enemmän keskustelemaan ja luomaan, kuin vain kuuntelemaan. Palaverin jälkeen selkeät vastuut ja toimeksiannot mahdollistavat prosessin laadukkaan etenemisen ja tavoitteen mukaisen toiminnan.
Maailman parhailla urheiluvalmentajilla on kyky löytää kokonaisuudesta tärkeimmät asiat, avata ne selkeään ja ymmärrettävään muotoon käyttäytymiseksi ja näitä tekoja valmentamalla saada kunnianhimoinen vision osaksi arkitoimintaa.
Toinen työkalu – Miten löytää kokonaisuudesta olennaisin
Australialainen professori Cliff Mallett tutki, mikä yhdistää maailman menestyneimpiä urheiluvalmentajia. Yksi keskeisistä löydöksistä oli kyky yksinkertaistaa monimutkaisuutta eli ”simplifying complexity”. Maailman parhailla urheiluvalmentajilla on kyky löytää kokonaisuudesta tärkeimmät asiat, avata ne selkeään ja ymmärrettävään muotoon käyttäytymiseksi ja näitä tekoja valmentamalla saada kunnianhimoinen vision osaksi arkitoimintaa. (Mallett & Lara-Bercial, 2016)
Mitä tämä tarkoittaa työpalavereissa? Esimerkiksi olette luoneet yrityksen sisäisen työnhyvinvointiryhmän, jonka tavoitteena on parantaa työntekijöiden työhyvinvointia. Työhyvinvointiryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa ja heillä on tietty budjetti ja raami, joiden mukaan he toimivat. Työntekijöiden työhyvinvointi on valtava kokonaisuus, johon sisältyy satoja eri tekijöitä. Työhyvinvointiryhmän tehtävänä on tunnistaa ja priorisoida tärkeimmät vaikutuspisteet sekä määritellä konkreettisesti, miten valittua teemaa kehitetään käytännössä. Työ voidaan jäsentää esimerkiksi seuraavaan kolmevaiheiseen suunnitteluprosessiin:
Ensimmäinen vaihe: Työhyvinvointiryhmä muodostaa kokonaiskuvan työntekijöiden työhyvinvoinnista ja valitsee sen pohjalta 1–3 tärkeintä prioriteettia, joihin se pystyy realistisesti vaikuttamaan. Ryhmä tunnistaa kahdeksi vaikuttavimmaksi kehittämiskohteeksi lounaskäyttäytymisen yritysravintolassa sekä riittämättömän vedenjuonnin työpäivän aikana.
Toinen vaihe: Seuraavaksi työhyvinvointiryhmän tehtävänä on määritellä, mitä valitut painopisteet tarkoittavat konkreettisena käyttäytymisenä. Konkretian mittarina voidaan käyttää niin sanottua videotestiä: voidaanko toiminta todentaa yksiselitteisesti videolta? Jos voidaan, kyse on riittävän konkreettisesta toimenpiteestä.
Esimerkiksi ”syödä terveellisemmin” ei läpäise videotestiä, mutta ”täyttää puolet lautasesta salaatilla” läpäisee. Tämän pohjalta työhyvinvointiryhmä ehdottaa kuutta konkreettista toimenpidettä, jotka tukevat valittujen prioriteettien toteutumista:
- Ravintolan lautaskokoja tulee pienentää. Ihmiset selkeästi ylisyövät lounaalla sekä ruokahävikin määrä on liian iso. Tutkimukset todentavat, että lautasmallin koko vaikuttaa merkittävästi syömisen ja ruokahävikin määrään. Esimerkiksi eräässä tutkimuksessa suuremmat lautaset kiinalaisbuffetissa saivat ihmiset ottamaan 52 % enemmän ruokaa sekä syömään 45 % enemmän. (Wansink & Van Ittersum, 2013)
- Otetaan käyttöön ruokahävikin mittari. Tällä pystytään todentamaan, kuinka paljon ruokahävikkiä todellisuudessa on, seuraamaan sen toivottavaa vähenemistä, sekä vaikuttamaan myös ihmisten hävikin vähentämiseen.
- Laajennetaan salaattipöydän vaihtoehtoja. Palautteen perusteella työntekijät ovat toivoneet parempia vaihtoehtoja salaattipöytään, joten tätä kehitetään keittiön kanssa tämän vuoden aikana.
- Jokaiselle työntekijälle ostetaan yhden litran vesipullo. Tällä pyritään poistamaan kitkaa ja lisäämään vedenjuonnin todennäköisyyttä.
- Jokaiselle suositellaan pitämään vesipulloa työpisteellä näkyvissä. Vesipullon näkyminen työpisteellä toimii vihjeenä vedenjuomiselle, joka muuten saattaa unohtua.
- Jokaista suositellaan juomaan ainakin yksi litra vettä työpäivän aikana.
Kolmas vaihe: Kun tavoitteet, prioriteetit ja videotestin täyttävät toimenpiteet on määritelty, seuraava vaihe on seuranta ja arviointi. Työryhmä ehdottaa, että tiimien kuukausipalavereihin lisätään noin 15 minuutin vakio-osuus, jossa tarkastellaan toimenpiteiden toteutumista ja vaikuttavuutta tiimeittäin. Tämä rakenteellinen muutos tukee tavoitteiden mukaista toimintaa ja vahvistaa toimenpiteiden vaikuttavuutta.
Näin hyvin monimutkainen ja iso kokonaisuus on saatu kirkastettua kahdeksi tärkeimmäksi prioriteetiksi sekä kuudeksi konkreettiseksi toimenpiteeksi, jotka edesauttavat yrityksen työntekijöiden työhyvinvointia.
Kolmas työkalu – Miten lisätä sitoutumista
Mikä lisää ihmisten sitoutumista ja motivaatiota palavereihin? Meitä ihmisiä yhdistää niin sanottu Ikea-efekti. Kun ihminen saa itse olla mukana ”kokoamassa” kokonaisuutta, kuten Ikean huonekaluissa, hän antaa sille enemmän arvoa. Joidenkin tutkimusten mukaan jopa viisi kertaa enemmän. (Norton et al., 2016)
Sitoutumisen kannalta on olennaista, että ihmiset tulevat aidosti osallistetuiksi palavereihin sekä kokevat tulevansa kuulluiksi, nähdyiksi ja arvostetuiksi.
Otetaan esimerkki toisesta työkalusta ja työhyvinvointiryhmän tehtävästä. Ryhmä haluaa osallistaa koko henkilöstön, ei vain palaverissa olevia. He varaavat seuraavasta henkilöstöinfosta 30 minuuttia, jonka aikana osallistujat jaetaan pienryhmiin. Ryhmien tehtävänä on pohtia, missä asioissa työhyvinvointia voisi parantaa ja mitä konkreettisia tekoja sen parantamiseksi voitaisiin tehdä.
Työhyvinvointiryhmä kokoaa saadut vastaukset ja antaa viikon lisäaikaa myös niille, jotka eivät päässeet mukaan tilaisuuteen. Ehdotuksista nousee esiin konkreettisia kehityskohteita, kuten salaattipöydän laajuus. Kun suunnittelu on tehty ja toteutuksen aikatauluista sovittu, henkilöstölle viestitään parannuksista ja muutoksista, joissa heidän näkemyksensä on huomioitu.
Uusia ideoita strategia- tai tiimipalaveriin?
Millaisia ajatuksia työkalut herättivät? Voisiko joku niistä toimia omassa toimintaympäristössäsi? Työkaluja voi hyödyntää palaverin eri vaiheissa esimerkiksi priorisointiin, asioiden konkretisointiin ja ihmisten sitouttamiseen osallistamisen kautta.
Eerikkilän tavoitteena on auttaa ihmisiä voimaan hyvin ja menestymään. Se voi onnistua toimivien työkalujen avulla, mutta usein parhaat ideat tarvitsevat myös rauhallisen ja inspiroivan ympäristön. Siksi tarjoamme yrityksille erilaisia mahdollisuuksia järjestää esimerkiksi johtoryhmän palavereita, strategiapalavereita tai muita tiimipalavereita Eerikkilän luonnonläheisessä ympäristössä. Tilaa jää pysähtymiselle ja uusien ideoiden syntymiselle. Tutustu vaihtoehtoihin.
