Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Palloilu Säätiö sr / Eerikkilän Urheiluopisto kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja järjestäessään sen asiakkaille, kuten urheiluseuroille ja lajiliitoille, vapaasta sivistystyöstä annetun lain (632/1998) mukaisia kursseja, koulutuksia ja leirejä, joihin Palloilu Säätiö sr / Eerikkilän Urheiluopisto saa rahoitusta (valtionapua) Opetus- ja kulttuuriministeriöltä (jäljempänä ”VST-kurssit”).

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Palloilu Säätiö ry / Eerikkilän Urheiluopisto (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai ”me”)

Y-tunnus: 0153158-3

Osoite: Urheiluopistontie 138, 31370 Eerikkilän Urheiluopisto

Tietosuojavastaava: Mikko Järvinen

Sähköposti: tietosuoja@eerikkila.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme VST-kursseille osallistuvien henkilöiden (jäljempänä ”Osallistujat”) henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

VST-kurssin ilmoittautumiset ja organisointi
VST-kurssin läpivienti (sis. esim. mahdolliset valmennukset ja mittaukset)
Majoitusten ja ruokailujen järjestäminen
Osallistujien tietojen raportointi (ks. alla tarkemmin Selosteen kohdasta 4)
Palaute- ja tyytyväisyyskyselyt

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelyllemme on:

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, kun kyse on Pakollisten tietojen keräämisestä ja raportoinnista.
- Tietojen kerääminen ja raportointi perustuu vapaasta sivistystyöstä annettuun lakiin (632/1998) ja tilastolakiin (280/2004).
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun kyse on erityisruokavalio-tiedon käsittelystä.
- Oikeutettuna etuna on turvallisen ruokailun varmistaminen Osallistujille VST-kurssien aikana.
Rekisteröidyn suostumus, kun kyse on
- Muiden kuin Pakollisten tietojen ja erityisruokavaliotiedon antamisesta, tai
- Palaute- ja tyytyväisyyskyselyiden vastausten käsittelystä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot sekä niiden säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujilta kerätään ja käsitellään seuraavat pakolliset tiedot (”Pakolliset tiedot”):

Etunimi, sukunimi, sukupuoli, kotiosoite, syntymäaika ja äidinkieli
Ylin suoritettu koulutus sekä tieto henkilön elämäntilanteesta (työllinen / työtön / opiskelija / eläkeläinen)

Rekisterinpitäjä voi käsitellä myös seuraavia Osallistujien tietoja:

Sähköpostiosoite, tieto erityisruokavalio(-i)sta, ja muut mahdolliset vapaaehtoisesti annetut lisätiedot
Pallo ID, jonka rekisteröity antaa VST-kurssista riippuen joko vapaaehtoisesti tai osallistumisen edellytyksenä
Palaute- ja tyytyväisyyskyselyn tiedot

Pakollisten tietojen antaminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ja niiden antaminen on edellytys VST-kursseille osallistumiselle. Muilta osin tietojen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen, huomioiden kuitenkin Pallo ID:n käsittely VST-kurssista riippuen.

Saamme tiedot pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustaman urheiluseuran tai lajiliiton yhteyshenkilöltä kurssille ilmoittautumisen yhteydessä, mutta kuitenkin viimeistään ko. kurssin aikana.

4. Henkilötietojen luovuttaminen

Raportoimme Osallistujista kerättyjen tietojen perusteella Tilastokeskukselle tietoperusteista päätöksentekoa ja lakisääteisiä tilastovelvoitteitamme varten. Pakollisten tietojen perusteella Tilastokeskukselle raportoidaan seuraavat tiedot (ylätasolla ilman suoria henkilötietoja):

Osallistujamäärät (bruttona/nettona) sukupuoli- ja ikäjakaumalla, sisällöittäin sekä koulutusten ja opetustuntien määrin jaoteltuna
Osallistujamäärät (netto) äidinkielen, koulutusasteen ja elämäntilanteen mukaan jaoteltuna

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaiselle, kuten Opetus- ja kulttuuriministeriölle, lakisääteiseen velvoitteeseemme tai viranomaisen määräykseen perustuen.

Hyödynnämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluntarjoajia eli henkilötietojen käsittelijöitä, joille luovutamme henkilötietoja, kun ne käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi asiakastietojärjestelmämme palveluntarjoaja. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan antamamme ohjeistuksemme mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää luovuttamiamme henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

5. Henkilötietojen siirtäminen eu:n tai eta:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jotkin henkilötietojen käsittelyyn käyttämämme henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alikäsittelijät ovat kuitenkin sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.

6. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterinpitäjä säilyttää kerättyjä henkilötietoja Osallistujista enintään 5 vuoden ajan ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä Selosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten.

Palaute- ja tyytyväisyyskyselyiden vastauksia Rekisterinpitäjä säilyttää 2 vuoden ajan vastausajankohdasta.

7. Rekisteröityjen oikeudet

7.1. Yleistä

Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään.

Ilmoitamme pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoitamme myös, mikäli pyyntöä ei jostain syystä toteutettaisi.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Voimme rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta voimme tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.

7.2. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä pyytää Rekisterinpitäjältä tietoja hänestä kerätyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.

7.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisteröidyn henkilötietoja, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä itseänsä koskevien henkilötietojen poistamista tietosuoja-asetuksessa säädetyin perustein, esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Rekisterinpitäjä ei kaikissa tilanteissa voi poistaa henkilötietoja, mikäli niiden säilyttäminen on Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste, kuten silloin, kun Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen raportointivelvollisuus.

7.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona Rekisterinpitäjä varmistaa paikkansapitävyyden.

7.5. Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, siltä osin, kun käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin Rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei Rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.

7.6. Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

7.7. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on Rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

7.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla. Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle voi tehdä osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle. 

8. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä Selostetta voidaan päivittää, mikäli se on toiminnassamme tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 09.10.2024