Juuri pienten yksityiskohtien huomioiminen ja oikeiden kysymysten esittäminen ovat Eerikkilän avainasiakaspäällikön Anna Räntilän vahvaa osaamista. Asiakkaan tavoitteiden ja toiveiden pohjalta hän auttaa hiomaan tapahtumasta kokonaisuuden, jossa kaikki palaset loksahtavat paikalleen.
Eerikkilän avainasiakaspäällikkö Anna Räntilä (edessä) pitää langat käsissään asiakkaan tapahtumassa niin majoituksen, ruokailuiden, kokoustilojen kuin aktiviteettien suhteen.
Vaikka asiakkaalla olisi alusta alkaen tarkkakin suunnitelma, Eerikkilän avainasiakaspäällikkö Anna Räntilä haluaa käydä kokonaisuuden läpi yksityiskohtaisesti. Kahdenkymmenen vuoden kokemus tapahtumajärjestämisestä on opettanut kysymään myös asioita, joita järjestäjä ei välttämättä itse tule ajatelleeksi.
”Tehtäväni on huomioida pienetkin yksityiskohdat ja kysyä tarkentavia kysymyksiä. Tarjoan ja ehdotan aktiivisesti vaihtoehtoja ja pidän asiakkaan koko prosessin ajan ajan tasalla siitä, missä mennään ja mitä tietoja tarvitaan missäkin vaiheessa”, Räntilä kuvailee.
Tavoite ohjaa käytännön valintoja
Tapahtuman luonne ja tavoite ohjaavat Räntilää tekemään kokonaisuudesta mahdollisimman toimivan juuri kyseiseen tarpeeseen.
Esimerkiksi strategiapäivä vaatii panostusta erityisesti työskentelytiloihin ja asiaosuuteen. Henkilöstö- tai tiimipäivässä tavoitteena voi puolestaan olla ennen kaikkea yhdessäolo ja tiimiytyminen, jolloin huomio järjestelyissä kiinnittyy erilaisiin asioihin.
Strategiapäivään tai johtoryhmän vetäytymiseen sopii hyvin pöytiin tarjoiltu illallinen.
”Strategiapäivään voisin ehdottaa majoittumiseen yhden hengen huoneita ja löytää ohjelmasta työskentelyn vastapainoksi myös omaa rauhaa ja pysähtymistä. Jos taas henkilöstöpäivän tavoitteena on tutustua paremmin esimerkiksi paljon etätyötä tekevien kollegoiden kesken, tapahtumaa tukevat paremmin majoittuminen huviloissa ja aktiviteetti, jossa tehdään yhteistyötä.”
Myös ruokailulla voidaan tukea tapahtuman luonnetta. Rento buffet mahdollistaa liikkumisen ja keskustelun, kun taas strategiapäivän yhteyteen voi sopia paremmin pöytiin tarjoiltu illallinen. Lopulliset valinnat tehdään kuitenkin aina asiakkaan tarpeiden ja toiveiden pohjalta.
Päivä ei saa hengästyttää
Yksi tavallisista suunnittelussa huomioitavista asioista on aikataulu. Siirtymisille, majoittumiseen kirjautumiselle, aktiviteeteille, ruokailuille ja tauoille pitää jättää aikaa.
”Aikataulu täytyy rytmittää niin, ettei kokonaispäivä hengästytä osallistujaa. Vaikka siirtymät olisivat lyhyitä, paikasta toiseen ei pitäisi joutua juoksemaan.”
Kahdessakymmenessä vuodessa Räntilä on nähnyt myös muutoksia siinä, mitä yritystapahtumilta toivotaan.
”Nyt halutaan ehkä freesimpää ruokaa ja enemmän yhdessä tekemistä, hyvää oloa ja rentoutumista. Siinä näen yhden isomman muutoksen.”
Yritystapahtumilta haetaan usein myös yhdessäoloa ja rentoutumista, mikä onnistuu esimerkiksi saunan ja avannon yhdistelmällä.
Yhteyshenkilö pitää langat käsissä
Eerikkilässä järjestetään yritystapahtumia muutaman hengen kokouksista useiden satojen vieraiden juhlatilaisuuksiin. Kuva on otettu Eerikkilän omasta 75-vuotsijuhlagaalasta.
Eerikkilässä tapahtuman majoitus, ruokailut, kokoustilat ja aktiviteetit suunnitellaan saman yhteyshenkilön kanssa. Räntilän mukaan tämä helpottaa erityisesti kokonaisuuden hallintaa. Jos johonkin osa-alueeseen tulee muutoksia, asiakkaan ei tarvitse olla erikseen yhteydessä useaan palveluntarjoajaan.
Tapahtuman vahvistamisen jälkeen asiakkaalle kerrotaan vaiheittain, mitä tietoja häneltä tarvitaan. Ennen tapahtumaa asiakas saa myös käytännön infopaketin, jonka voi välittää osallistujille. Paikan päällä nimetty henkilö käy asiakkaan kanssa ohjelman läpi ja auttaa tarvittaessa viime hetken muutoksissa.
”Pyrimme valmistelemaan kokonaisuuden niin pitkälle, ettei tapahtuman järjestäjän tarvitsisi paikan päällä enää murehtia käytännön asioista.”
Räntilä kuvaakin omaa rooliaan mieluummin asiakaspalvelijaksi kuin myyjäksi.
”Haluan auttaa asiakasta onnistumaan omassa tavoitteessaan. Parasta on, kun tilaisuus toteutuu hyvin ja asiakas kokee onnistuneensa siinä, mitä tapahtumalla lähdettiin tavoittelemaan.”
