Miten järjestää onnistunut yritystapahtuma? Kokeneet tapahtuma-asiantuntijat muistuttavat, että ratkaisevin valinta liittyy siihen, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa.
Työyhteisön tiimipäivä, johtoryhmän strategiapäivä tai koko henkilöstön yhteinen tapahtuma näyttää osallistujille usein muutaman tunnin tai päivän kokonaisuudelta. Järjestäjälle se on kymmenien yksityiskohtien yhteensovittamista.
Kokouspisteen projektipäällikkö Salla Huuskonen sekä kokous- ja kongressikoordinaattori Marina Gerkman, järjestävät työkseen lukuisia yritystapahtumia pienemmistä johtoryhmäkokouksista laajoihin henkilöstötilaisuuksiin. Heidän mukaansa tapahtuman onnistuminen ratkeaa jo paljon ennen tilavarausta tai kutsujen lähettämistä.
”Ensimmäinen kysymys on aina, miksi tapahtuma järjestetään ja kenelle. Tavoite ohjaa käytännössä kaikkia muita päätöksiä”, Huuskonen alleviivaa.
Tavoite voi liittyä esimerkiksi strategian käsittelyyn, työhyvinvointiin, johtoryhmän työskentelyyn tai henkilöstön yhteishengen vahvistamiseen. Tavoitteen lisäksi tapahtumalle kannattaa määritellä mittarit, joiden avulla tapahtuman onnistumista myöhemmin arvioidaan.
Huuskonen ja Gerkman muistuttavat, että suunnitteluvaiheessa kannattaa tarkastella realistisesti myös käytettävissä olevia resursseja. Budjetin lisäksi ratkaisevat usein aika ja järjestelyistä vastaavan työryhmän resurssit.
Kohtaamisten rooli korostuu
Yritystapahtumia järjestetään nykyisin aiempaa lyhyemmällä aikajänteellä, mutta aikainen liikkeellelähtö tarjoaa edelleen enemmän valinnanvaraa niin ajankohdissa kuin kohteissakin.
”Tapahtumapaikka vaikuttaa yllättävän paljon tunnelmaan ja tavoitteiden toteutumiseen. Erityisesti henkilöstötapahtumissa moni yritys etsii kohteita, joissa kokoustilat, ruokailut, majoitus ja aktiviteetit löytyvät samasta paikasta”, Huuskonen ja Gerkman näkevät.
Taustalla on usein yksinkertainen tavoite saada ihmiset viettämään aikaa yhdessä. Silloin myös vapaamuotoisille kohtaamisille syntyy enemmän tilaa. Myös saavutettavuus painaa tapahtumapaikan valinnassa paljon.
”Pitkä matkustaminen vie aikaa ohjelmalta ja syö energiaa jo ennen tapahtuman alkua. Siksi erityisesti pääkaupunkiseudun yritykset etsivät aktiivisesti kohteita, jotka sijaitsevat noin tunnin matkan päässä, mutta tarjoavat samalla irtioton toimiston arjesta.”
Osallistujien odotukset ovat kasvaneet myös kokousympäristön suhteen. Toimiva tekniikka, sujuvat palvelut ja käytännölliset tilat ovat nykyisin perusedellytyksiä.
”Esimerkiksi etäosallistumisen mahdollistavat ratkaisut kuuluvat monessa paikassa jo kokoustekniikan perusvarustukseen.”
Tapahtumien yleisimmät haasteet liittyvät kuitenkin useimmiten aikatauluun. Ohjelmaan saatetaan haluta mahduttaa paljon asiaa, aktiviteetteja ja yhteistä tekemistä. Kun mukaan lisätään tauot, ruokailut ja siirtymät paikasta toiseen, voi kokonaisuudesta muodostua liian tiukka.
”Jos tavoitteena on tiimiytyminen, ihmisille pitää varata aikaa olla yhdessä. Usein arvokkaimmat keskustelut syntyvät varsinaisen ohjelman ulkopuolella”, Gerkman muistuttaa.
Näe tapahtuma osallistujan silmin
Huuskonen ja Gerkman alleviivaavat osallistujakokemuksen muodostuvan kokonaisuudesta, joka alkaa jo tapahtumakutsusta.
”Hyvässä kutsussa kerrotaan selkeästi, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä osallistuja voi päivältä odottaa. Tarkemmat käytännön ohjeet voidaan toimittaa myöhemmin tapahtumainfon muodossa.”
Tapahtumapäivänä järjestäjän tärkein tehtävä on ennakointi.
”Tapahtuma kannattaa käydä etukäteen läpi osallistujan näkökulmasta. Mitä hän näkee ensimmäisenä tullessaan paikalle? Löytääkö hän helposti oikeaan paikkaan? Pienillä yksityiskohdilla on yllättävän suuri merkitys.”
Tapahtuma-asiantuntijat korostavat myös yhteistyötä tapahtumapaikan kanssa. Mitä paremmin siellä tiedetään tapahtuman tavoitteet, osallistujat ja ohjelma, sitä enemmän tapahtuman järjestäjää pystytään tukemaan.
”Kohteelle kannattaa kertoa tavoitteista, sisällöstä ja toiveista mahdollisimman paljon. Se auttaa rakentamaan juuri kyseiseen tapahtumaan sopivan kokonaisuuden.”
Lopulta onnistumista mitataan samoilla asioilla, joista tapahtuman suunnittelu alkoi. Saavutettiinko tavoitteet? Syntyikö oivalluksia, keskusteluja tai päätöksiä?
”Parhaimmillaan osallistuja lähtee tapahtumasta uusia ajatuksia rikkaampana ja kokee käyttäneensä päivänsä hyvin.”
Muistilista tapahtuman järjestäjälle
- Määrittele tavoite ja kohderyhmä
- Sopikaa onnistumisen mittarit etukäteen
- Varaa riittävästi aikaa suunnittelulle
- Valitse tavoitetta tukeva ja helposti saavutettava tapahtumapaikka
- Varmista kokoustekniikka ja tilojen toimivuus
- Huomioi majoitus, ruokailut ja mahdolliset aktiviteetit kokonaisuutena
- Jätä ohjelmaan aikaa keskusteluille, tauoille ja siirtymille
- Tarkista muutos- ja peruutusehdot hyvissä ajoin
- Viesti osallistujille selkeästi ja vaiheittain
- Käy tapahtumapäivä ennakkoon läpi osallistujan näkökulmasta
- Kerro tapahtumapaikalle tavoitteet, sisältö ja erityistoiveet mahdollisimman tarkasti
- Kerää palaute ja arvioi tulokset suhteessa tavoitteisiin
Lue myös
- Kohtaaminen ruokapöydässä vahvistaa hyvinvointia
- Miten luot vaikuttavampia palavereita? Kolme käytännön työkalua
